大岛祥誉曾说过,解决问题最关键的是“用笔记思考”。用笔在笔记上做记录的这个过程可以让你更加深入地思考,整理脑中思路。
在《麦肯锡笔记思考法》一书中,大岛祥誉详细介绍了用麦肯锡笔记解决问题的方法。
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1.三种笔记
麦肯锡一共使用三种笔记,一种是麦肯锡原创的麦肯锡笔记,另外两种是常见的方格笔记和横线笔记。
麦肯锡人在收集信息时使用的是“横线笔记”,为了把握问题和解决问题而整理思路时使用的是“方格笔记”,为了在实际发表成果、建立表格时使用的是原创的“麦肯锡笔记”。
①麦肯锡笔记
麦肯锡笔记基本来说属于“方格笔记”。最上方有写“标题”的地方,中央是用来画图表的长方形框,最下方是用来标记出处的位置。
·利用“一个图表,一条信息”的方式来进行具体的描述,除此之外没有任何多余的要素,完全是“解决问题的笔记”。
②方格笔记
方格笔记本中的横竖线设计便于画图、画表。加上图、表后,笔记的视觉效果增强,让人一目了然。
在制作图表草稿时也非常方便,用带有方格的笔记比用白纸更加易于整理思路和分解问题的结构,还可以提高关注相关信息的意识。
在在以解决问题和取得成果为前提的麦肯锡,通过使用方格笔记整理思路,可以在很短的时间内找出“真正的问题”。
③横线笔记本
在“麦肯锡流笔记术”中,用笔记整理思路,找出解决问题的方法非常重要,但在此之前的阶段,也就是大量收集信息“随意记录”的过程也同样不能忽视。在横线笔记上记录的内容可以很随意,方便信息收集。
甚至可以说,以解决问题为目的的笔记,只要能够找到真正的问题(Issue),展开思考,或是更深层地挖掘思考,即便看上去“很乱”也无所谓。
2.解决问题的麦肯锡流笔记
解决问题的笔记大致可以概括如下:
1.从收集到的信息之中找出“真正的问题=Issue”的笔记
2.针对真正的问题建立“这样做应该能够解决”的假设的笔记
3.验证假设是否成立的笔记
4.为了执行实际的解决方案对提案进行总结的笔记
只要掌握了这四种笔记的使用方法,那么以解决问题为目标的思考整理和取得成果都将变得非常高效而且轻松。
①用来找出真正问题的笔记
为了找出真正的问题,我们必须收集大量的信息,在这个时候很多人都会遇到下面这3个烦恼:
“应该收集什么信息,收集多少信息才好……”
“应该如何整理和理解收集到的信息……”
“整理出来的信息应该提取哪些部分……”
麦肯锡的做法是将收集到的信息照“Where(问题所在)”“Why(原因)”“How(对策)”三种意义区分。
在寻找真正问题的时候的关键,首先是思考“Where(问题所在)”。“Where(问题所在)”,换句话说,就是找出问题的本质是什么。
②建立假设的笔记
一旦发现真正的问题,应该建立“如果这样做或许能够解决问题”的解决办法这样的假设。这时候需要用到方格笔记,方格笔记在制作图表时非常方便。
首先要在笔记上分组整理关注的信息。麦肯锡用“空·雨·伞”理论将关注的信息分为“事实”“解释”“行动”三组。
天空有乌云(事实)→看样子要下雨(解释)→应该带雨伞(行动)
像这样“空雨伞”的图表,在对眼前发生的事实做出解释,导出必要的行动时非常方便。在建立解决办法假设的阶段,使用这个图表可以很容易地建立最终的行动=建立解决办法的假设。
③验证假设的笔记
为了验证“假设”,麦肯锡的员工会事先准备一个“提问列表笔记”。这个笔记一般是横线笔记,当需要记录大量信息的时候横线笔记是用起来最方便的。
为什么“提问列表笔记”这么重要呢?
要想让“Where(问题所在)”“Why(原因)”“How(对策)”这三个要素完美地结合起来,必须充分地准备提问和做假设。
比如“必须早起,但却起不来”这个问题,人们往往会首先想到“只要早点睡就可以了”的How(对策)。
但在这个问题的情况下,“早点睡”这个“How(对策)”是否有效,完全是由“Where(问题所在)”决定的。
如果早上起不来的“真正的问题”在于没有认识到早起的必然性,那么就算早点睡也只不过是延长了睡眠时间而已,并不能解决早上起不来的问题。所以,必须针对给早起创造必然性的“Where(问题所在)”来思考“How(对策)”才行。
④用来取得成果的笔记
麦肯锡流笔记术的特征之一,就是“以取得成果为目标”。
在使用PPT正式写报告之前,麦肯锡的员工会使用笔记本彻底整理思路,通过动手在笔记本上绘图,可以深入思考,反复琢磨想要传达的信息。
使用笔记来锻炼自己的概括能力时,可以在自己的脑海中整理问题的结构,然后将这个结构在笔记上以“加重号”的形式逐条写出来。
首先,在笔记的左侧写上“关于什么的概括”,写上标签便于日后查阅。
然后在笔记的最下方写上“接下来应该做的事情”“接下来应该思考的事情”,将方向指向取得成果。
当思维方式得到加强,我们解决问题的能力得到提高,相应的,我们的生活和工作,也会越来越好。
(来源:百度 百家)