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蓝色光标CIO毛磊:高效在家办公指南


  《职业经理人周刊》   猎头班长v微博   微信:AirPnP   2020/3/24
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由企业网D1Net、中国企业数字化联盟和信众智(CIO智力共享平台)共同主办的消费零售业CIO线上大会于2月28号成功举办,蓝色光标集团CIO毛磊 分享了主题为“高效在家办公指南”的远程办公高效之道。

以下为速记:

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毛磊:大家好,2020年出的新型肺炎疫情,使得很多人被迫待在家里。如何在家利用远程办公工具实现高效的办公呢?那么今天我来做一些经验分享。

我是来自蓝色光标的IT负责人毛磊。我们公司有5千多名员工,分布在不同的城市,远程办公、在线协同是我们的一个常态,在这中间我们积累了很多的经验。

我今天分享的内容包括四个方面:

第一,如何在家保持良好的工作状态?

第二,团队管理者如何让日常工作高效稳定的运转?

第三,如何围绕文档充分的对其信息开展一些复杂的协同?

第四,我们的IT部门如何做好保障和支持工作?

在家办公的时候,你会发现环境不同、成员不同,相应受到的影响因素也会比较多。那么在这种环境下,怎么能够调整自己的状态,很快速的进入到一种工作的状态呢?我给的建议是:增加一些工作的仪式感,比如说我们单位原来是9点钟上班,6点钟下班。在这种情况下,在家也希望按照这个时间点来实现,9点钟坐在办公桌前,6点多用一个打卡的东西告诉自己下班了。

在正式上班之前,最好给自己换一身服装,从居家的换成一个职业装,让自己感觉到说我要去上班了,在家里头给自己找一个环境相对安静的地方,把桌面整理干净,腾出一个合适办公的环境,如果自己喜欢喝咖啡的,可以给自己泡上一杯咖啡,提醒自己我们从现在开始进入到工作状态,这种心里的暗示会给自己快速的转变角色,从家庭转换到工作,使自己的状态恢复到工作的状态。

在工作的安排上,推荐大家使用日历来安排自己的工作。当然这个日历有很多种工具,一会儿我也会结合我们使用的系统做一个展现。日历的关键,一个是让自己有时间上的安排,还有一个是让团队的成员知道你什么时间有空,什么时间是在忙工作。如果说你需要联系到一个不是很了解的同事,那可能会需要用到通讯录查他的联系方式,跟他进行语音或者在线的文字沟通。

我们公司在很多年以前就开始了移动办公系统建设,主要的建设思路是使用腾讯公司提供的企业微信作为统一的门户,把我们很多的系统的移动端对接过去,所以后面的展现我们可能会用企业微信的一些功能界面进行展现。

现在大家看到的这个界面就是企业微信的桌面程序的这个界面,它的左侧是一排功能性的按钮,包括自己的头像、消息、通讯录、日历、日程以及待办。这一块是集成的各种应用,应用分成两大类,一种是企业微信自带的应用,第二种是企业可以通过集成方式集成到里头的,比如说这一些应用都是企业微信自带应用,后半部分是我们公司自己开发的程序或者我们采购的SaaS服务跟它做的对接。

这个是微盘,相当于是一个网盘的概念。这些是它的设置,保持企业微信的在线状态方便你的同事找到你,能够进行快速的沟通,这是我们想提到的第一条。

下面我们讲讲 如何让日常工作高效稳定运转。大部分的组织都是在计划驱动下,比如我们会有年度计划、月度计划,最常见的是周计划,周计划一般是基于上周的工作总结,比如说我们团队要求员工在每周周五下班前提交周报,周报里会总结上一周的工作以及下一周的工作安排,我们是鼓励员工自觉的去开展工作,所以很多情况是让员工自己定目标、定计划,组织提供的是支持和氛围,同时通过协调把这种个人的计划跟公司的整体计划进行结合,来推动整体绩效的提升。

在周五周报的基础上,我们会在周一会开周例会,在家办公时周例会我们只能通过远程会议方式,比如视频会议或者语音电话会议来实现会议的内容。

再开周例会的时候,为了使会议的效果好,我们一般会推荐在会议前准备好会议需要的内容,包括和大家预约一个时间,如果是例行会议建议时间尽可能的固定下来,这样会对其他参与会议者形成一定的习惯跟约束,比如说大家都约定周一的上午十点半我们开周例会,这个时候大家就会在日常工作安排的时候会把这个时间给腾出来,准备好会议的材料,甚至有必要的话要把我们会议计划达成的共识,以纪要的形式先写出来,这样方便在讨论的时候集中精力尽快的达成共识。

会议材料一定要提前的给到大家,这样在会议中我们更多的时候是进行讨论,而不是再去阅读材料。整个会议我们希望是一般在半个小时之内结束,然后会后要把会议达成的共识,要么列入待办,要么就形成会议的纪要往下去落实。

这里面我做一下系统的演示,第一个演示场景:安排会议。安排会议在企业微信里头会有一个在群聊天里可以直接建立“会议邀请”,点开“会议邀请”就可以安排会议的时间,比如说安排在下周一上午十点半,这里头有一个好处就是说参与者可以是这个群的群体人员,这样的话就不需要再去选择到底哪些人参与,或者有在线的会议方式,有语音也有视频,这样就点出去就可以发出邀请了,这是一个入口。

还有一个地方可以安排会议,点到工作台,工作台里头有一个会议,大家在这里会看到两种会议形式:

一种叫“预约会议”。比如像我们刚才说到的那种周例会,这种预约会议跟我们刚才看到的页面大体会很相似,但是稍微有点点差异,比如说这里的参与人,这个参与人就是从组织的架构里头去选择,当然了它也可以从群聊里头去选择这个群的人,这个是预约会议。

还有一种会议在我们日常工作中可能商量好说我们马上开个会议,对某个事情进行沟通,那叫“立即开会”,点开“立即开会”,你就会看到我发起的一个会议,然后选择参与人去邀请他参与进来,这个就是会议的一个界面。

第二个会议形成的纪要,这是会议纪要的一个模板,里头包含了会议的时间、地点以及与会人员,这种协同型的文档它最大的特点是沟通与文档进行了结合,比如说这里头这个@,@人名意味着我们会提醒这个人,这个文档是需要他参与进来的,比如说在这儿@一个我的同事,这样他就会知道这个会议纪要跟他是有关系的,会议纪要里头重要的是结论以及执行的安排,具体这项工作是谁?这是我们说的会议纪要。

回到PPT。会议之后大家根据自己的工作安排以及部门的工作安排进行开展工作,在工作过程中需要经常性的做一些沟通,沟通有两种大的方式,一种是同步沟通,大家一起来进行语音或者视频的沟通,刚才也做了一个展示。

还有一种是进行“群”的沟通,是一种异步的沟通,包括群沟通、邮件沟通,这些都是异步沟通,就是说发出信息的人跟接收信息时间不是同一时间,接收人可能过一段时间会回复。异步的好处是一方面能够讲清沟通事情,另一方面不打乱工作节奏。还有重要的是,两个人沟通是点对点沟通,但是如果这两个人沟通内容跟整个团队工作内容有关,这种情况为了信息共享,我们会鼓励大家用群沟通方式,两个人在群里说话其他人在围观,这个信息可能跟自己的工作是有关联的,那么这种群沟通是在家办公的时候尤其提倡,因为在家办公经常遇到的问题是信息沟通的不够

充分,群沟通很大情况弥补信息共享。

群沟通也有注意事项,比如不同的主题建立起不同的群,避免群里面的内容太杂乱,哪怕是相同的人因为不同的主题为了使信息的集中跟构想,建议还是建不同的群。

第二个,如果说沟通里头群很多,确实很私聊的事情建议不要放在群里头。因为怕给别人造成一些信息的负担,造成一些噪音。

比如说我们部门同样的这个部门,我们设置了不同的群组,有IT部的公告通知群,专门发面向全员的公告通知,这样的话方便大家看。有我们针对服务的,有专门的关于IT服务的运营与讨论。甚至我们有自己的周例会的一些群。

企业微信里头还有一个群是非常有特色的,这个是叫做“全员群”。“全员群”的特色有两个:第一个是说这个群里头的人员随着员工的进进出出,不同阶段进来的新员工,他都能够自动的进入到“全员群”,你并需要去维护“全员群”每个人,新员工进来会自动进入“全员群”,这是第一个特点。

第二个特点,一般的群新进入者是无法看到之前的发言的,但是“全员群”例外,“全员群”新进入的员工依然可以看到之前的所有发言,这个是公司“全员群”的特点。

大家可能会有担心说公司“全员群”几千个人甚至有的大公司有上万的人在一个群里头会不会形成很多的杂音,并且有没有可能会失控呢?为了解决这个问题,其实还有一个功能就是我们可以开启群里头的全员禁言,大部分的人是不能发言的,只有少数的人包括群主跟指定的发言者可以在群里头发言,这样能够非常有效的控制住全员群,使全员群既起到它积极的一面,同时也避免的出现一些尴尬的局面。

然后我们说一下这个报告制度。原先大家在公司办公的时候,我们采取的是周报,但是我们在家办公的时候,我们会推荐采取“日报”的方式,因为大家都没见面,所以一天在干什么?其实是很难看得到。通过“日报”能够使工作的情况在团队里头得到一个分享,领导也知道员工在干吗,同时我们也鼓励员工每天花5分钟的时间对自己的工作进行一下总结提炼。

关于“日报”有两种方式,如果说是一个小团队并且提倡信息的共享的,我的推荐是说用微文档里头的工作日报。如果是一个很大的团队,比如说几百人的,大家层级很明显,一个一个层级,不同层级之间需要有汇报关系,但是相互之间没有必要做很多横向的沟通,这个时候推荐用“汇报”模式的工作日报,一会儿我会做系统的展示。

我们部门提倡的是共享,所以我们会要求大家把日报直接发到部门群里头进行公开的相互之间可以阅读的方式。我取一个我自己的工作例报。看来企业微信的后台出现了一些故障使得工作日报无法正常的打开,这个可能跟用户数量的激增有很大的关系。

我现在介绍汇报形式出现的工作日报,汇报是一个独立的模块,我们这里新建了两个模块,第一个是健康日报,第二个是工作日报。这个工作日报的内容包括了今日工作、明日计划以及最后一块是汇报给谁,你可以汇报给多人,勾选以后然后选择提交,这样的话领导就能够在他的汇报群里头看到这个信息。领导看到的界面是在汇报的记录里头,他能够查到每个员工给他的一个汇报,这是之前的一份汇报。这个只是我们当时做测试的使用,不是我们的一个正式内容。我们部门最后没有选择这样的一个方式,更愿意选择一个共享文档的方式来实现日报的作用。有的团队喜欢用这种方式,能够很快速的去查到一个人某天的日报。

我们对这一篇进行小结:团队通过文档、会议以及日报、周报的方式实现了日常工作的高效、稳定的运转。

下面我们讲一讲另外一个话题就是“如何围绕文档充分的对齐信息”。刚才提到的周报、会议纪要也都提到了一个工作叫做微文档,微文档是一个系统的在线协作的一种文档,它的在线协作性主要体现,我们以工作清单为例。我们的协作性体现在,在这篇文章上面第一在编辑的时候可以@某个人,使他了解这个信息,这是一个。第二个,把这份文档可以通过这个分享的方式,分享到某个群里头,在群里头拥有链接的人也可以打开文档进行编辑,我们的应用经常是这样的一种应用场景,我把这个任务分配给某一个同事,然后让这位同事上来自己编辑,写清楚这个任务的要点、注意事项、预估的完成时间,这样能够实现一个协同。如果再加上视频会议,比如说这一个复杂的工作,我们提前编辑好了任务分解,完了以后通过开视频会议,再进行桌面共享的方式让大家同时看到这个文档,同时进行不同的编辑,使得会议的内容准确的达成共识并且方便执行,这是我们常说的在线的方式通过文档来实现信息的充分对齐。

其次,文档的共享。刚才微文档更多的是在于编辑,在于文档的共享,我们还可以通过这种微盘来实现,比如说我们把IT系统有关的使用手册全部放到一个文件夹里头把它分享给全员,分享的时候大家可以注意,我们可以进行群的文件权限的控制,比如说他可以浏览,他也可以编辑,不同的人设置不同的权限来保障这个文件的安全性。

以上两个更多的是在讲怎么用远程办公的工具,后面我们谈一谈作为IT部门怎么做好保障与支持。

谈到保障与支持,IT部门面对疫情我们最应该做的一件事情就是帮助公司统计员工的健康情况。这里刚才提到了汇报的工具,我们有健康日报的模板。通过健康模板去搜集员工的信息,然后进行汇总,方便公司快速的了解公司员工的情况。

第二个,做好员工在家办公的支持。员工在家办公,很多人在使用工具的程度上面是有差异的,我们建议可以用在线培训的方式教大家怎么样用好。在线培训呢,企业微信有一个很好用的工具叫做“在线直播”,你先建一个群,在群里头就有一个直播工具,你点开需要设置直播的主题,同时他可以控制观看的权限,比如说你可以让只有企业内部成员可观看,当然了如果说你的直播内容不存在着信息的保密,希望广泛的传播,那也可以设置不限制观看权限,还有就是观看直播以后可以形成“回看”,这个都是好的一种方式来进行“群直播”。

之前我就在公司的“全员群”里头做了一次直播,直播最后的效果是累计有700多人在线观看,这个比我们日常组织的在线下培训效果会好很多,并且效率高很多,成本几乎为零。

第二个,是给员工提供多个渠道的服务,包括在线提供服务,在线服务以及服务的邮箱,公布服务的热线。还有一种是提供远程的协助,因为员工在家里头如果说他电脑出了问题,你很难办,你没有办法到他现场去解决,用远程协助的方式是一个比较好的方式。远程协助呢,企业微信里头也提供了这个工具,就是这儿,可以请求远程的协助对方,也可以邀请远程去协助,需要员工在设置里头做个开通,在这个设置环节里头有一个通用设置,通用设置里头有一个“远程协同”把这个要打开,由于我们的工程师也是在家,如何来实现工程师对于IT服务的质量保障,我们需要跟踪IT的服务质量,并且工程师由于也是在家,所以我们建议建立起一个群进行“群沟通”。比如说我们建立了一个“IT服务运营群”,把我们所有参与IT服务的人都放在这个群里头,及时的对遇到的问题进行沟通。对于IT服务的质量跟踪,我们采取了另外一个系统,这个系统是我们之前已经使用的叫做“客服系统”,对所有来的IT服务形成工单,然后对它进行跟踪管理,我们重点看的是IT服务质量,就是员工对我们服务的评价,多少人做了评价、解决情况、一次性的解决率,这里头我们看一下本月的,从2月1日到今天为止我们提供的服务数量是707个服务,员工给我们的评价,74%员工给我们评价5分,因为1-5分,5分算是最高分,员工对我们的评价还是比较高的,这是做好员工在家办公的支持。

第三层面,IT部门自己还要做好后台工作,包括两个层面:第一个是基础设施,包括机房、网络这些的巡检以及保障,可以用远程的工具,一方面是做巡检,还有一方面设置预警、报警,及时的去处理故障。

第二个是软件开发,我们之前使用了一块项目管理系统来实现我们的软件敏捷开发管理,这里包括我们怎么设置产品线,设置项目团队、研发团队以及测试团队,去维护需求,需求的评审以及开发、测试,最后提交、上线。这是我们IT部门如何做好保障与支持。

最后还想跟大家沟通一件事情就是信息安全。大家都远程办公,远程办公依赖于网络,依赖于云,依赖于我们的IDC,这个信息的安全问题就会越发的突出,对于员工来说,最基础的是帐号和密码,很多员工我们会推荐他给自己设置一个强密码,但经常有员工反馈强密码经常忘记,我们又会给他建议说,怎么样去设置一个好记忆的强密码呢?这里头算是一种思维方式,比如选择一句你自己喜欢的诗,然后用诗的每个字母的头字母再加上一些变化,再加上自己喜欢的数字来构成一个强密码并且还很好记忆。比如说主席的一句诗“叫做一长雄鸡天下百”,这里头取前四个字一就是Ycxj,首字母做大写,再加上今天的日期0228,这样就构成强密码,强度也够,也非常好记忆。

第二个在文档共同编辑与分享的过程中,一定要控制好权限,哪些可以编辑,哪些人只能浏览,这样避免文档被误伤、误改,还有如果说再严格一点,文档只能在公司内部流转,不能让他在公司外部流传出去,权限可以控制。

第三个,如果这个文件很重要,希望做好备份工作,避免万一电脑坏了,这个文件可能就丢失、看不到了。这些都是关于信息安全方面的一些小建议,当然信息安全面牵涉很广,以后有机会可以进行深入的探讨。

最后说一下我们的口号“为员工提供有温度的IT服务,为客户提供更高的价值”,我的分享就到这儿为止!

(来源:企业网D1Net)


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