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CIO重返职场的行动手册


  《职业经理人周刊》   猎头班长v微博   微信:AirPnP   2020/7/14
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当员工开始重返工作岗位的时候,IT高管也将面临独特的挑战。以下是每个首席信息官在设计最佳计划时必须回答的七个关键问题。
 
尽管存在着冠状病毒大流行期间的居家令,苏伊士北美公司的业务仍在持续增长。提供水和废水处理服务的员工们仍然必须运营他们的系统并监控水质,IT团队也需要确保远程工作的工具在公司的其他部门能够发挥作用。
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“在过去的11周里,我们经历了一次相当疯狂的旅程,”高级副总裁兼首席信息和数字官Michael Salas回忆说,一项针对可能出现的四级紧急情况的应急计划要求驻场团队轮班工作,并睡在停车场的房车里。(计划没有执行。)现在,他的下一个挑战开始了:如何在未来的几周内安全高效地让苏伊士集团北美分公司的3000名员工中的20%到30%重返工作岗位。
 
“大约75%的公司正在讨论什么是让员工重返工作岗位的最佳方式,”Gartner杰出的研究副总裁Brian Kropp表示。重返办公室需要所有部门--法律部、风险管理部、IT部、人力资源部和设施部--共同来制定一个跨职能的战略。
 
IT主管们将面临他们自己的新挑战,要管理由远程和办公室用户组成的混合劳动力。如何支持远程用户和管理设备?你的网络应该是什么样子的?你的私有云基础设施足够强大吗?更复杂的是,它将涉及到收集员工的个人健康信息,办公室的工作时间表将会有所变动,管理人员也可能会考虑监控远程员工的工作效率。
 
当员工重新融入工作场所时,这里有七个IT需要回答的问题。
 
IT将如何帮助员工安全返回?
 
工作场所的健康和安全指导方针因地而异,但许多组织倾向于美国疾病控制和预防中心最高的安全建议。其中的许多指导原则--洗手、体温检查和社交距离--都可以借助技术来完成。约58%的机构计划投资于智能个人卫生设备,如联网洗手液站等。根据Insight Enterprises的一项调查,超过三分之一(35%)的企业计划投资于能够远距离测量员工体温的红外温度计,25%的企业计划投资于能够检测员工之间距离的热感摄像机。
 
许多公司已经在工作场所使用了一些应用程序,试图通过物联网传感器、刷卡或办公室的Wi-Fi位置来跟踪员工,其供应商也在加紧增加其健康和安全功能。
 
Insight正在自己的办公室里试运行一个联网平台,其中包括可监测温度的热成像摄像头、在需要加满水时能够发送警报的智能洗手液,以及能够通过手机应用程序来提醒员工是否符合社交距离准则的社交距离锥体。
 
“我们将在重返工作岗位时部署其中的一些元素,”人力资源互联部门高级副总裁兼总经理Mike Gaumond表示。他还看到了来自主题公园和体育场馆的兴趣,这些公园和体育场馆有大量的顾客,以及有大量员工需要重返工作岗位的公司。
 
今年6月,数据科学和健康技术公司Cognize推出了一种新的解决方案,能够利用视频、声音和生物识别传感器来进行社交距离、口罩和体温的监测。该解决方案已经被添加到使用了人工智能和认知学习来跟踪人群、群体行为和生产力的情景感知平台上面。
 
如何收集和管理员工的个人健康数据?
 
最近的一项调查显示,在接受Gartner调查的165名公司高管中,约60%的公司计划从员工那里收集有关其健康状况的自我报告数据,超过一半的公司将进行体温检查,约四分之一的公司将增加联系人追踪功能,22%的公司将要求员工在返回工作场所之前获得COVID-19的测试结果。
 
“公司将不得不依靠他们的IT团队来收集、管理和处理从员工那里收集的所有健康信息,”Kropp说。“这是一个IT高管从未涉足的新领域。他们将与企业风险、人力资源和其他部门合作,但IT部门将扮演重要角色。”他补充说,合同追踪也是如此。一旦实施,IT还必须管理与之相关的应用程序和数据。
 
IT将如何在工作场所尽可能避免接触?
 
Kropp说,首席信息官们必须更多地参与到工作场所的非接触式管理上来,以防止病毒传播。这可能意味着与房地产高管合作,用电梯上的感应板来代替按钮、自动门和光传感器,或者是为会议室所使用的技术寻找非接触式的解决方案。
 
根据Insight的调查,超过三分之一(36%)的公司计划在员工重返工作岗位时投资于非接触式传感器。
 
IT将如何管理与混合员工的协作?
 
一些公司希望为员工提供永久性的远程工作,但大多数公司倾向于将在职和远程工作结合起来。Gartner表示,其客户大多是很少与公众直接互动的大公司,预计最多有一半的员工至少会在兼职时间在家工作。
 
从首席信息官的角度来看,“当你考虑到协作时,混合型的员工队伍就会有很大的影响,”Gaumond说。在流感大流行的早期,公司纷纷推出了视频会议工具,如Microsoft Teams、Zoom和Webex,以取代面对面的会议。
 
“但他们并没有真正利用这些协作套件的所有功能”,比如真正的文档创建、共享、编辑和管理,他说。“我们有机会利用这些套件,以一种完全不同的方式工作--而不仅仅是作为面对面会议的替身。”
 
让问题更加复杂的是,视频会议工具在所有人都远程办公的情况下的效果最好,“但如果是25%或50%的人在办公室,而其他人都远程办公呢?”Gaumond说。“通常,远程体验会显著降低。但此时又该如何改变这种状况,使之更有效呢?”
 
即使是回到工作场所的员工也会大量使用虚拟技术,Kropp说。“你可能有两个人回到了工作场所,但即使他们是在同一栋楼里,他们仍然会互相视频通话。”IT团队必须测试办公室的虚拟网络,以确保他们能够处理带宽的显著增加。
 
IT是否应该监控远程员工的生产力?
 
许多公司都希望了解远程员工的生产力和工作表现。在过去的三个月里,大约25%的大公司告诉Gartner,他们已经购买了新的软件来监控远程员工的工作流程。员工的笔记本电脑上安装了一种软件,它可以跟踪他们打字的速度,用笔记本电脑的摄像头拍照,看看他们是否在场,以及监控他们打开了哪些屏幕。
 
支持这些工具的人说,它可以帮助组织了解是什么驱动了员工的生产力,然后他们就可以调整员工的工作,使他们更有效率了。但公司也面临着员工发现自己被监视的风险。“你如何在远程员工不知情的情况下衡量和监控他们的表现,这与人力资源相关的一整套问题都有关系。”Kropp说。
 
你将如何管理你自己的IT专业人员?
 
公司正在探索几种重返工作的方案,以帮助保持社交距离,比如弹性工作日,一些员工可能需要在周末工作,但有两个工作日休息,或者轮班工作,一些员工工作在清晨,另一些员工则工作到晚上。首席信息官将不得不调整IT团队的时间表来支持这些工作人员,并同时需要在不造成破坏的情况下为系统维护和升级找时间。
 
你将如何管理与CFO的潜在冲突?
 
首席信息官需要投资新的技术,以确保员工的安全,满足混合劳动力的需求,但这可能与首席财务官关注尽可能多地保持流动性的重点并不一致,所以“可以期待一场关于什么样的技术投资才是必要的真正辩论,”Kropp说。争论的焦点将包括该公司是否应该继续在家中为远程员工配备科技设备。
 
“许多公司都意识到,远程员工可能要在那里工作好几个月。我们该如何购买科技产品,为在家工作的人花钱?这是一个巨大的成本问题,Kropp说。“目前,首席财务官们都在说,如果人们在家工作,我们将可以节省房地产成本,这是事实,但在家工作也能节省IT成本吗?”
 
随着组织慢慢地将员工重新融入办公室,重返工作场所的程序将继续发展,但今天关于何时返回和员工安全的决定将产生持久的影响。
 
“你在未来三个月内所做的关于如何管理重返工作岗位的决定,将在未来三年定义你作为雇主和组织的品牌,”Gartner副总裁、人力资源顾问Liz Joyce表示。“在这段时间里,你是如何对待你的员工的,这意味着什么,以及这又将如何影响你作为一个雇主的身份。”
 
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