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酒店内部控制的途径与方法


  《职业经理人周刊》   猎头班长v微博   微信:AirPnP   2009/4/21
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  酒店内部控制是指酒店自我约束、自我调节、自我保障的机制。良好的内部控制能够以最快的速度提供产品与服务,满足顾客的需要。内部控制的目的在于检验各项经济运行资料的真实性、正确性、可靠性,促进各经营管理部门协调工作,减少内耗,提高经营管理效率和效果,保护酒店资产安全完整,保障投资者的合法权益,防范风险,优化酒店资源配置,最大限度地提高酒店资源的利用率,实现股东期望的营运目标等。

  营造内部控制环境

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  内部控制是酒店的一项综合性管理工作,涉及到组织、人事、后勤和业务等多个部门,酒店管理层应从思想上高度重视内部控制,认真组织内部控制的设计,严格遵守各项规章制度,重视员工的教育和培训,提倡团结、协作的团队精神,树立稳健、务实的经营风格,实行科学、高效的管理方式。

  1、建立内部控制系统

  酒店内部控制系统必须注意各个层面权力配置合理、责任明确,从而建立有效的激励、监督与制衡机制。从组织、人事、后勤和业务等方面,建立相互制约的规章制度;在财务部门常规性的会计核算的基础上,由责任心强、工作能力全面的人员对各岗位、业务进行日常性和周期性的核查,并将核查的结果及时反馈给有关管理人员;审计委员会由稽核、审计、纪检、监察人员组成,采取内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督与审查财务状况等手段,对财务部门实施内部控制,以便及时发现问题及时防范经营。

  2、检查、考核、激励

  酒店应定期或不定期对内部控制的执行情况进行检查与考核,酒店内部控制制度是否得到有效遵循?执行过程中有什么问题?估计可能产生或已经产生的后果?对严格执行内部控制制度的应给予奖励;对违规、违章的,给予必要的处分或经济处罚,真正实现内部控制的目的。

  3、以人为本

  酒店的经营和财务风险的产生,内部控制的失效,责任在于酒店管理层。只有以人为本,上下团结一致,及时沟通,才能把内部控制工作做好。管理者应及时掌握关键岗位人员的思想动态,采取措施,及时加以防范,培养员工忠诚、勤奋的品质和良好的敬业精神。猎头.

  4、沟通信息渠道

  良好的信息沟通渠道,可以减少人为因素对内部控制因素的影响。酒店应通过开发、引进先进的酒店管理软件,完善酒店内部控制系统,为酒店管理者提供全面、及时、准确的信息,才能及时掌握酒店整体营运状态。酒店应按控制系统的要求识别使用者的信息需要收集、加工和处理信息,并及时、准确、经济地传递给酒店内部的相关人员,使他们能够顺利地履行职责。

  5、强调外部审计

  外部审计是由注册会计师对酒店的财务报表的真实性、完整性、相关性发表公正的意见,是社会各界人士在判断酒店业绩时的重要依据。采用外部审计对酒店的控制是间接的,是完全独立的一种控制方式。

  优化资源配置

  资源配置是以预算来统领酒店管理,同时辅以严密的管理体系来协调酒店资源管理,提高酒店在市场竞争中的地位。优化资源配置是通过资源配置与全面流程管理、供应链统筹管理,对酒店实施全新的、系统的科学管理技术和方法。

  1、全面流程管理

  全面流程管理要求酒店的每一项服务均应有标准和预定的目标,监控与评价系统要及时、灵敏,对存在的问题要能迅速改进。全面流程管理在整个酒店资源配置中处于核心地位,起着关键作用。将全面流程管理引入酒店资源配置,有助于提高酒店经营管理的水平。猎头公司.

  如,在物资采购过程中,通过分析酒店管理现状,重新设计采购流程,并尽可能使这一流程简便、易懂。

  (1)组织管理流程再造。在坚持分工合理、互相制约、不相容职务分离和协调的基础上,建立由总经理等最高组织者组成的领导层及精干且数目不多的中间管理层、配备具有一定业务素质和思想品质员工的执行层。

  (2)操作流程再造。包括计划制定,价格比较,质量监控,票据审核,以及考核与奖惩等程序都要重新制作并认真监督执行,才能充分体现全面流程的全面管理。

  (3)供应链统筹管理。首先是物资采购环节,以价格管理为中心,由采购部门提议,总经理办公会议研究,总经理批准下达“每月最高价格控制表”,具体由采购部门执行,分物资种类制定具体的管理办法。对主要消耗性原材料,对一般消耗性原材料、劳保、办公用品等按一定金额实行分权管理。对大型设备和成套设备由财务审计、经营、技术、设备管理等部门共同提出价格、质量、技术等方面的要求,实行招标采购;其次是验收入库环节,采购物资到库后,质量检验人员严格按照检验规程进行验收。凡能留样或规定必须留样的物资,检验后均必须留样备查;最后是领用环节,凭材料限额领料单、内部价券等领料,也可在符合一定条件下自行向外部采购。

  完善内部控制的具体措施

  在酒店的财务管理过程中,流动性与现金需要量密切相关;风险性与经营损失的可能性密切相关;盈利性与获得利润的能力密切相关。酒店猎头.三者之间相辅相成、密不可分,但又存在一定的矛盾。过分追求流动性,会使酒店的盈利能力下降;过于保守,过分降低风险,又会降低盈利性,因而要注重流动性、风险性及盈利性的协调和统一。

  1、实施风险管理

  酒店风险管理包括辨别、分析、防范、控制风险。管理的过程中要按董事会既定的经营目标战略,运用风险分析手段,发现存在或潜在的风险,采取有力的手段转嫁、降低或消除风险。酒店风险管理要以预防为主,防控结合,完善监管机制,对风险高发岗位如投资、采购等实行定期或不定期检查。要根据经营管理过程中的关键环节,确定风险控制点,建立有效的风险管理机构。对已确定的经济活动项目,应先对财务结构、筹资结构、筹资币种和金额、筹资期限、筹资成本、资金的偿还计划等进行综合测算与评估,在执行中进行监督,在项目实施结束后进行考核。对酒店的债权投资或股权投资要进行可行性研究,根据投资项目和投资金额的大小确定审批权限,对投资过程中可能出现的不确定因素,制定突发情况的应对措施和具操作性的应急预案;重视合同或协议的签订,设置专门机构负责经济业务合同的起草、审批、签订、履行,对执行过程中出现的纠纷和争议,由法律顾问协助解决,以确保合同依法执行,并规避风险。

  2、强化内部审计

  对内部控制的检查和评价是通过内部审计来完成的。餐饮猎头.内部审计是对内部控制的控制,主要是对财务的真实性、管理效率、经济效益、管理制度的合法有效性进行内部检讨和反省,对管理层直接负责的内部审计机构。强化内部审计,可以检验内部控制的执行效率与效果,优化控制环境,防范经营风险,完善内部控制制度,规范酒店内部管理,密切关注现金流量和取得业绩的稳健性,保证酒店财产的安全性和完整性,使酒店长期、持久地向前发展。

  3、狠抓财务控制

  财务控制是运用财务信息,对酒店的经济活动进行监控和跟踪,是基于酒店自身管理控制的自觉、自愿的要求,是自我约束机制,财务控制的方式更多的是分析、调节,更加注重事前、事中控制。主要采用信息反馈的闭环控制方式。内部财务管理规范和监督制度,应体现权责明确,相互牵制。应根据酒店性质和上级的要求确定会计制度、会计政策和会计科目,因而要规定财务工作处理程序和方法,各岗位依据控制内容完成各自的工作流程,反映酒店的经营成果及财务管理状况。

  4、注重人事控制

  人事控制要满足酒店现在和未来对人员的需求,要采取有效控制方式为酒店组织结构中各个岗位配备合适的人员,并形成一整套人力资源管理系统的方法,做好员工的招聘、安排、提拔、考核和培训,不断提高员工的整体素质和业务水平,既要使每位员工人尽其才,又要尊重人才,注重人力资源的再生能力。酒店猎头公司.培养和引进一批具有高素质的人才队伍,营造一个特定的酒店文化氛围。

  5、严格授权审批控制

  授权审批的范围包括酒店所有的经济活动。对外融资、担保、内部资金调度、资产处置等重大决策,在股东大会、董事会、管理层和各部门间设置相应的管理权限,自上而下,层层授权。财务决策应充分体现股东的意愿,要划分审批的层次,明确各级职责和权限;要将经济业务归类确定授权审批程序,避免违规审批或越权审批,要明确规定被授权者所履行的权力范围和责任,避免因授权不清而产生争议。

  6、完善控制结构

  是指对酒店组织机构的设置、职务分工等进行有效合理的控制。设置管理控制机构,实行职务不兼容的管理。重点是管理的广度和深度,解决集权与分权管理关系,建立与完善科学化的管理模式。

  (1)建立以股东为主体的内部控制结构。控制客体是管理者、经营者及整个酒店的经营管理活动,控制的目标是资产保值和增值、利润最大化、投资收益最大化、财产安全等,目的是为股东创造最大效益。

  (2)建立以经营者为主体的内部控制结构。控制客体是管理者及整个酒店的经营管理活动,控制目标是实现董事会制定的经营目标,信息沟通渠道是定期或不定期的书面或口头报告,控制手段有组织、人事、财务、审计风险控制。猎头网.

  (3)建立以管理者为主体的内部控制结构。控制客体是员工和所辖部门的经营管理活动,控制目标是实现经营者制定的经营管理目标,信息沟通的渠道是各类报告、店务会议,控制的方法有培训、职责、权限、技术、审批等。

  7、全面预算控制

  酒店的总体目标要按项目计划实现,各个项目计划又必须以预算为依据。酒店的经营活动要在收入中得到反映,各项业务活动支出又要在预算中得到落实。预算应细化到各个科目,并对预算的执行结果进行分析,为来年预算编制积累资料。

  8、建立管理信息系统

  良好的信息系统有助于提高内部控制效率和效果,有助于控制标准的建立和修正、控制活动成效的评定、控制报告的拟定和改进建议的及时传达。酒店应按控制系统的要求识别使用者的信息需要,在此基础上收集、加工和处理信息,并将这些信息及时、准确地传递给酒店内的相关人员,使他们能顺利地履行职责。 

(来源:《中国酒店》 作者:张文贤)


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